Conservación de Facturas
Conservación de Facturas
Los empresarios y profesionales deben conservar las facturas y documentos sustitutivos emitidos y recibidos durante el plazo que determina la Ley General Tributaria.
Esta obligación podrá ser realizada directamente por el propio empresario o profesional, o por un tercero, actuando en nombre y por cuenta del primero, con quien deberá tener el correspondiente acuerdo de prestación de servicios.
Debe asegurarse la existencia de las copias de seguridad necesarias y la aplicación de las medidas técnicas y los planes de contingencias necesarios que permitan garantizar la recuperación de los archivos informáticos en caso de siniestro o avería del sistema informático en el que se almacenan los documentos electrónicos.
Facturas emitidas
De las facturas emitidas deberá conservar una copia o una matriz.
- Se entiende por copia, en soporte papel, un documento que tenga el mismo soporte, formato y contenido que el original, pudiendo contener algún distintivo que así lo indique, como es la expresión «copia». En las emitidas en formato electrónico, la copia es un fichero idéntico al original.
- Se entiende por matriz un conjunto estructurado de datos, tablas, base de datos o sistema de ficheros que contienen todos los datos reflejados en los documentos junto a los programas o aplicaciones que permitan su generación y la obtención de copias y de duplicados.
Facturas recibidas
La obligación de conservación se refiere a los documentos recibidos en el formato y soporte original en que hubieran sido remitidos, salvo que se opte por alguna de las formas alternativas autorizadas:
- Conservación en formato electrónico mediante digitalización certificada
- Conservación en papel
Cuando se reciban en soporte electrónico, con una firma electrónica reconocida por la Agencia Tributaria, el destinatario deberá verificar dicha firma y disponer de un procedimiento de control interno que le permita verificar la validez de los certificados utilizados.
Gestión
La gestión de la conservación de las facturas y documentos sustitutivos debe hacerse ordenadamente, de modo que cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice su legibilidad.
A requerimiento de la Administración tributaria deberá facilitarse el descifrado y la decodificación de los datos no auto explicativos.
Deberá facilitarse el acceso completo y sin demora injustificada a los documentos, de forma que se permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos, sea cual sea el soporte utilizado.
Cuando se utilice un sistema informático para la conservación de los documentos, tanto si el almacenamiento es local como remoto, debe posibilitar una consulta en línea a los datos que permita:
- La visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido.
- La búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deben reflejarse en los libros registro del IVA
- La copia o descarga en línea en los formatos originales
- La impresión a papel de los documentos necesarios para la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal
Cuando el emisor y/o receptor de documentos electrónicos sea un tercero que actúa en nombre y por cuenta de los empresarios o profesionales, podrá poner a disposición de sus clientes aplicaciones informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos sustitutivos emitidos o recibidos, junto con la firma electrónica, proporcionando un código de autenticación asociado a cada documento. Este código permitirá el acceso al documento asociado existente en el repositorio. Un documento impreso a papel con este código es válido, siempre que:
- Se mantenga el mencionado repositorio en el que se encuentra el documento y su firma electrónica.
- Exista un mecanismo de verificación de la firma en el mismo.
- Se pueda acceder de forma completa al documento mediante dicho código electrónico de autenticación.
Digitalización Certificada
Se podrá proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que se conserven en papel que tengan el carácter de originales.
Se podrá prescindir de los originales en papel de los documentos así digitalizados.
Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Tributaria.
Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos:
- El proceso de digitalización puede ser realizado por el propio empresario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, utilizando un software de digitalización certificado por Hacienda.
- Debe garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y ser firmada con firma electrónica con un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. Deberá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada.
- Deben guardarse en una base de datos documental en la que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros registro de IVA además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga.
- El Software de Digitalización certificado debe tener las siguientes funcionalidades:
- Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación.
- Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro y la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios.
Impresión de documentos recibidos en formato electrónico
En general, las facturas y documentos sustitutivos remitidos electrónicamente deben ser conservados por los destinatarios en el mismo formato electrónico de remisión, sin conversión alguna, junto con los medios que garanticen su autenticidad de origen e integridad del contenido.
No obstante, cuando los documentos sean remitidos por medios electrónicos y firmados con firma electrónica, los empresarios que deseen conservarlas de forma impresa en papel, después de verificada la firma, podrán realizar dicha conversión de soporte mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417, considerados como marcas gráficas de autenticación.
Las marcas gráficas tendrán las siguientes características:
- Deben permitir la lectura para la regeneración de los ficheros originales y mantendrán una redundancia de datos para posibilitar la lectura, incluso cuando el código se haya deteriorado en parte.
- Para no limitar el tamaño máximo de datos se empleará el procedimiento MACRO PDF417.
- Se entiende por PDF417 un código de barras multilineal según la especificación Uniform Symbology Specification-PDF417 publicada por la Asociación para el Desarrollo de Estándares (AIM) acreditada por American National Standards Institute.
Otras obligaciones formales
Para facilitar la práctica de las comprobaciones administrativas en relación a los documentos, se deberán conservar, durante los plazos que resulten de la normativa tributaria, los datos en soporte informático legibles y tratables por otros sistemas informáticos distintos a aquellos que se utilizaron en su generación.
Para ello, las aplicaciones informáticas utilizadas por el contribuyente en la generación de los datos deberán disponer de la adecuada funcionalidad de exportación de datos que garantice, en su caso, su importación por otros sistemas y aplicaciones informáticas distintas a las utilizadas por el contribuyente en el momento de su generación y que sean accesibles en el mercado en el momento en que la Administración tributaria necesite comprobar los datos del contribuyente.
